رویدادهای زنده ممکن است در دنیای مجازی که به طور فزاینده ای به نظر می رسد قدیمی به نظر برسد. با این حال، آنها هنوز هم می توانند راهی قدرتمند و موثر برای بهبود روابط با مشتری، ایجاد وفاداری، تقویت شهرت شما و ایجاد سروصدا در مورد محصولات یا خدمات شما ارائه دهند. در این مقاله به مزایای میزبانی رویداد یا کنفرانس مشتری خواهیم پرداخت. ما همچنین یک رویکرد گام به گام را بررسی خواهیم کرد که می توانید از آن برای برنامه ریزی و ارائه یک رویداد موفق استفاده کنید.
مزایای رویدادهای زنده
رویدادهای چهره به چهره راهی عالی برای تقویت روابط شخصی با مشتریان و تامین کنندگان است. رویدادهایی که به خوبی سازماندهی شده اند می توانند برند شما را تقویت کنند و وفاداری ایجاد کنند، فروش را افزایش دهند و ارجاع دهند. آنها همچنین به شما این فرصت را می دهند که شخصاً با مشتریان یا تامین کنندگان ارتباط برقرار کنید و آگاهی جامعه را ایجاد کنید. این رویدادها همچنین می توانند به شما کمک کنند تا با مشتریان یا کارشناسان صنعت ارتباط برقرار کنید، روی توسعه حرفه ای خود کار کنید و ایده ها را به اشتراک بگذارید. به علاوه، ارتباطات برنامه ریزی نشده ای که ایجاد می کنید می تواند به نوآوری، فرصت ها و مشارکت های مهم منجر شود.
انواع رویدادها
وقتی برای یک رویداد برنامه ریزی می کنید، مهم است که تخیل داشته باشید. رویدادها و کنفرانس‌ها می‌توانند آموزشی، با سخنرانان عمومی و کلاس‌ها باشند. یا سرگرمی، مانند یک آشپزی در فضای باز برای مشتریان، تامین کنندگان و کارمندان.
مثلا:
یک شرکت تلفن همراه میزبان یک رویداد “تشکر” برای اعضای بازار هدف نوجوان خود است. این شرکت چندین مسابقه را از طریق پیامک برگزار می کند و گوشی های هوشمند رایگان را به برندگان هدیه می دهد.
یک شرکت وام مسکن رویدادی را برای آموزش خریداران بالقوه در مورد هزینه ها و مسئولیت های مالکیت خانه ترتیب می دهد. سخنرانان مهمان، کارگاه ها و پروژه های عملی وجود دارد. نمایندگان شرکت برای کمک به مشتریان با درخواست های وام مسکن آماده هستند.
یک سازنده خودروهای لوکس مشتریان فعلی را به یک رویداد VIP آخر هفته در یک استراحتگاه مجلل دعوت می کند. این شرکت جدیدترین مدل خود را رونمایی می‌کند و شرکت‌کنندگان را تشویق می‌کند تا خودرو را در یک مسیر حرفه‌ای آزمایش کنند.
یک سازمان تجاری میزبان یک کنفرانس سه روزه برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات در مورد آخرین روندها، تغییرات آتی و اخبار مرتبط با صنعت است. شرکت‌ها و تامین‌کنندگان غرفه‌ها را اجاره می‌کنند و مردم را در مورد محصولات و خدمات خود آگاه می‌کنند و چندین سخنران برجسته برجسته این رویداد را عنوان می‌کنند.
یک رستوران پیتزا یک رویداد رایگان برای تبلیغ سرویس غذای جدید خود ترتیب می دهد. این شرکت غذا را از منوی خود سرو می کند و به مشتریان این فرصت را می دهد که پیتزاهای خود را بسازند. هر فردی که در رستوران کار می کند آماده است تا با مشتریان ملاقات کند و خدمات جدید خود را تبلیغ کند.
همانطور که می بینید، امکانات خلاقانه زیادی برای رویداد شما وجود دارد. هنگامی که ایده ها را طوفان فکری می کنید ذهنی باز داشته باشید و موضوعی جالب، مرتبط و منحصر به فرد ارائه دهید.
برنامه ریزی و اجرا
برای برنامه ریزی و سازماندهی یک رویداد موفق نیاز به زمان، تلاش و مهارت های مدیریت پروژه خوب است. برای کشف ابزارهایی که می توانید برای بهبود این مهارت ها از آنها استفاده کنید. برای برنامه ریزی و اجرای یک کنفرانس یا رویداد مشتری موفق مراحل زیر را دنبال کنید:
مرحله 1: هدف یا هدف خود را مشخص کنید
اولین و مهمترین گام در برنامه ریزی یک رویداد موفق این است که به دقت فکر کنید که چرا می خواهید میزبان آن باشید. شما باید یک هدف معنادار تعیین کنید و از آن برای هدایت تصمیمات خود استفاده کنید. آیا می خواهید به مشتریان خود “متشکرم” بگویید؟ به مشتریان یا تامین کنندگان بالقوه در مورد سازمان خود آموزش دهید؟ ایجاد رابطه با مشتریان فعلی؟ جذب مشتریان جدید؟ ایجاد سر و صدا در مورد محصولات جدید؟ شبکه با کارشناسان صنعت؟ یا تیم خود را آموزش دهید؟ از آنجایی که رویدادها نیازمند سرمایه گذاری بزرگی از زمان، پول و انرژی هستند، قبل از ادامه، مطمئن شوید که اجرای رویداد بهترین راه برای دستیابی به اهداف شما است.
مرحله2: بازار هدف خود را شناسایی کنید
هنگامی که اهداف خود را مشخص کردید، به دقت در مورد لیست مهمانان خود فکر کنید. معمولاً، شما مشتریان هدف خود را دعوت می‌کنید، اما می‌توانید از رویدادها برای ارتباط با کارمندان بالقوه، تأمین‌کنندگان فعلی، شرکای تجاری بالقوه یا سایر گروه‌هایی که برای کسب‌وکارتان مهم هستند، استفاده کنید.
مرحله 3: زمان و مکان را انتخاب کنید
زمان و مکان رویداد شما تأثیر زیادی بر تعداد افراد شرکت خواهد داشت. هنگامی که یک مکان را انتخاب می کنید، از دیدگاه مهمانان خود به گزینه ها نگاه کنید. اطمینان حاصل کنید که مکان امن و روشن است، دارای پارکینگ فراوان و دسترسی خوب است. برای تشویق حضور، رویداد را در یک مکان محبوب و آسان برای سفر، نزدیک مراکز حمل و نقل عمومی برگزار کنید. محل برگزاری نیز باید با برند، بازار هدف و اهداف رویداد شما هماهنگ باشد. برای مثال، اگر می‌خواهید مدیران پردرآمد را هدف قرار دهید، باید مکانی را انتخاب کنید که منعکس کننده این موضوع باشد و برای این گروه از افراد جذاب باشد. زمانی را به طوفان فکری برای موانعی که ممکن است افراد برای حضور در آنها مجبور به غلبه بر آنها باشند، اختصاص دهید و برای رفع هر یک استراتژی ارائه دهید. به یاد داشته باشید، شما می خواهید شرکت در رویداد شما را تا حد امکان برای مردم آسان کنید. اطمینان حاصل کنید که چندین تاریخ و زمان بالقوه برای رویداد خود دارید، تا در صورت در دسترس نبودن گزینه اول، جایگزینی داشته باشید. از تعطیلات ملی یا منطقه ای خودداری کنید و بررسی کنید که هیچ رویداد مهم دیگری (مانند مسابقات قهرمانی ورزشی یا کنفرانس رقبا) برای همان روز برنامه ریزی نشده باشد.
مرحله 4: بودجه خود را برنامه ریزی کنید
وقتی به بودجه پایبند نباشید، هزینه ها می توانند از کنترل خارج شوند. بنابراین، به این فکر کنید که چقدر می توانید برای این رویداد هزینه کنید و از خود بپرسید که آیا این هزینه به شما امکان می دهد به اهداف خود برسید. با طوفان فکری موضوع اصلی رویداد خود شروع کنید: آیا این رویداد عالی، آموزشی یا سرگرم کننده خواهد بود؟ برآورد قیمت رزرو مکان و سخنرانان مهمان، و هزینه های پذیرایی، اجاره مبلمان/مواد، و امنیت (در صورت وجود) را دریافت کنید. اگر هدفتان درآمدزایی است (مانند فروش بلیط یا محصول)، ارقام تقریبی را در بودجه برای جبران هزینه ها لحاظ کنید. تا حد امکان در برآوردهای خود دقیق باشید و یک میانگین حدودی برای هزینه های برنامه ریزی نشده یا موارد اضطراری بگذارید.
مرحله 5: برای تجربه برنامه ریزی کنید
می خواهید شرکت کنندگان شما چه نوع تجربه ای داشته باشند؟ و مردم چه خواهند کرد، یاد خواهند گرفت یا از این رویداد حذف خواهند کرد؟ به این فکر کنید که آیا باید موارد زیر را لحاظ کنید:
سخنرانان اصلی
نمایش محصولات
بازی ها یا مسابقات.
مناظره های میزگرد
کارگاه های عملی
پیش غذا، شام یا نوشیدنی.
جلسات کوچینگ یا منتورینگ.
بسته به ماهیت کسب و کارتان، ممکن است بخواهید رویدادهای یک به یک را در نظر بگیرید. در یک نظرسنجی، 91 درصد از پاسخ دهندگان احساس کردند که حضور یا میزبانی یک رویداد با قرار ملاقات های از پیش برنامه ریزی شده، آن را برای مهمانان و برای ذینفعان سازمان ارزشمندتر می کند. خلاق باشید و سعی کنید یک عنصر سرگرم کننده را برای ایجاد علاقه اضافه کنید. به عنوان مثال، آیا می توانید برای ایجاد یک تجربه منحصر به فرد برای بازار هدف خود با سایر مشاغل شریک شوید؟ اگر رویداد شما آموزشی است، از یک وبینار یا پلت فرم مجازی استفاده کنید تا افراد از فرهنگ‌ها و مکان‌های مختلف را شامل شود. این شرکت کنندگان را با چت زنده یا فیدهای ویدیویی درگیر کنید.
مرحله 6: انتشار
از سایت هایی مانند LinkedIn، Twitter، Facebook و YouTube برای تبلیغ رویداد خود استفاده کنید. همچنین می توانید آن را در وب سایت یا وبلاگ سازمان خود، در مجلات تجاری یا از طریق ایمیل ها یا خبرنامه های هدفمند تبلیغ کنید. همانطور که لیست مهمانان خود را سازماندهی می کنید و دعوت نامه ارسال می کنید، متوجه شوید که تنها تعداد کمی از مردم می توانند در آن شرکت کنند – گاهی اوقات 20 درصد از مخاطبان هدف شما، یا حتی بسیار کمتر. ممکن است مجبور شوید افراد زیادی را دعوت کنید تا حضوری که می‌خواهید داشته باشید! تعدادی چک لیست برنامه ریزی رویداد آنلاین وجود دارد که می توانید در کنار این مقاله برای برنامه ریزی و تبلیغ رویداد خود از آنها استفاده کنید. اینها اغلب شامل یک جدول زمانی از مراحلی است که باید در مراحل خاصی قبل از رویداد بردارید. در طول این رویداد اگر میزبان هستید، با زمان کافی در محل حاضر شوید تا بر تنظیمات نظارت کنید، با هر مشکلی برخورد کنید و اطمینان حاصل کنید که همه چیز به درستی سازماندهی شده است. با ورود مهمانان، شخصاً به آنها سلام کنید و از حضور آنها تشکر کنید. افراد را نزدیک در ایستگاه بگذارید تا کت بپوشند، نوشیدنی‌ها و اغذیه‌فروشی‌ها را بفرستند، و به سؤالات مهمانان پاسخ دهند. به یاد داشته باشید، هدف شما این است که به افراد به محض ورود احساس راحتی و خوش آمد گویی کنید – در نهایت، شما می خواهید مطمئن شوید که همه تجربه خوبی دارند! اگر بروشور، هدایا یا سایر مواد تبلیغاتی دارید، آنها را در هنگام ورود به مهمانان ندهید، زیرا ممکن است تمایلی به حمل آنها نداشته باشند. با این مواد یک میز در نزدیکی خروجی بچینید، یا بعداً در رویداد آنها را از بین ببرید.
اگر می خواهید مهمانان شما در یک سخنرانی یا جلسه آموزشی که بیش از 15 یا 20 دقیقه است شرکت کنند، مطمئن شوید که صندلی و نوشیدنی در دسترس باشد. تصاویری موثر برای ارائه ایجاد کنید، به طوری که مهمانان بتوانند با آنچه در حال یادگیری هستند درگیر شوند، و مقاله ما را در مورد ارائه یک ارائه عالی بخوانید تا بتوانید جلسات آموزنده و جالبی را برگزار کنید. پس از رویداد، از همه شرکت کنندگان بازخورد دریافت کنید. می توانید یک پرسشنامه، کارت نظر، ایمیل، نامه یا نظرسنجی ارسال کنید. از مهمانان برای آمدنشان تشکر کنید و از آنها دعوت کنید تا آنچه را که دوست داشتند یا دوست نداشتند در مورد رویداد به اشتراک بگذارند. بازخورد آنها به شما کمک می کند تا موفقیت تلاش های خود را اندازه گیری کنید و رویدادهای آینده را بهبود بخشید.
با زمانی که برای برنامه ریزی و سازماندهی یک رویداد طول می کشد، می توان به راحتی فراموش کرد که چرا می خواستید آن را در وهله اول میزبانی کنید. همه چیز می تواند در طول فرآیند برنامه ریزی تغییر کند، مردم می توانند در هیجان رویداد غرق شوند و شما می توانید هدف کلی خود را از دست بدهید. از مدیریت مزایا استفاده کنید تا مطمئن شوید که رویداد انتظارات را برآورده می کند و مزایای مورد انتظار شما را ارائه می دهد.
گروه سامان تجارت پرگاس با بیش از یک دهه فعالیت در عرصه برند سازی و حضور در نمایشگاه های مختلف و تجربه کاری با بیش از 200 شرکت در سال، آماده ارائه کلیه خدمات از برنامه ریزی تا اجرا می باشد. جهت مشاوره و ارائه اطلاعات بیشتر می توانید با شماره های درج شده در سایت با ما در ارتباط باشید.
